Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Personendaten wir in der A²-App (app.a-squared.ch) und auf der Website a-squared.ch bearbeiten, wozu, auf welcher Grundlage, an wen sie gehen und wie lange wir sie aufbewahren. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar (z. B. für Kunden in der EU), nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verantwortlich

A-Squared (A² Coaching), Einzelunternehmen, Inhaber Alexander Hafner, Alte Landstrasse 2, 8302 Kloten, Schweiz. E-Mail: team@a-squared.ch. An diese Adresse kannst du dich mit allen Fragen und Anliegen zum Datenschutz wenden.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Profilbild (freiwillig), App-Sprache, Zeitpunkt der Logins und deiner Zustimmungen.
• Fragebogen: Ziel, Trainingserfahrung, Ausstattung, Trainingsfrequenz, Ernährungsgewohnheiten, Alltag und Arbeitszeiten, Angaben zu Verletzungen, Beschwerden oder Einschränkungen.
• Coaching-Daten: Gewicht, Körperumfänge, Kalorien, Makronährstoffe, Schritte, Schlaf, Trainings mit Übungen, Gewichten, Wiederholungen und Belastungsempfinden, Trainingsorte (Gyms), eigene Übungsnotizen, Trainingskalender, Krankmeldungen, Check-in-Antworten (z. B. Energie, Stress, Hunger), Fortschrittsfotos.
• Mahlzeiten: Fotos und Beschreibungen von Mahlzeiten sowie die daraus geschätzten Nährwerte.
• Dienstplan (freiwillig): Dienste pro Tag (z. B. Früh, Spät, Nacht, Ort eines Nightstops) und die Screenshots oder PDFs, die du dafür hochlädst.
• Dienstplan-Abo (freiwillig): Verbindest du einen Kalender-Link (z. B. aus dem Crew-Portal), speichern wir diesen Link und rufen den Kalender regelmässig ab. Übernommen werden nur Dienstart, Zeiten, Strecke und Ort pro Tag; Krankheitstage und andere Einträge werden nicht gespeichert. Du kannst den Link jederzeit trennen. Für das Trainings-Abo erzeugen wir einen persönlichen, geheimen Link; wer ihn kennt, sieht deine geplanten Trainings.
• Chat: Nachrichten, Fotos und Sprachnachrichten zwischen dir und deinem Coach.
• Abo und Zahlung: Abo-Status, Preis, Laufzeit, Kündigungen und Kündigungsgrund, Stripe-Kunden- und Abo-Nummer. Deine Karten- oder TWINT-Daten gibst du direkt bei Stripe ein; wir erhalten und speichern sie nicht.
• Benachrichtigungen: eine technische Adresse deines Geräts für Push-Nachrichten (nur wenn du sie aktivierst).
• Technische Daten: IP-Adresse, Gerät, Browser, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse in Server-Protokollen unserer Hosting-Anbieter; Fehlerprotokolle.
• Bewerbung über die Website: Name, E-Mail, Telefon (freiwillig), Arbeitsalltag, Ziel, Trainingserfahrung und deine Nachricht. Wir verwenden sie nur, um deine Bewerbung zu prüfen und dich zu kontaktieren, und löschen sie spätestens 6 Monate nach Abschluss, wenn daraus kein Coaching entsteht.
• Kontakt per E-Mail: Inhalt und Absender deiner E-Mails an uns.

4. Gesundheitsdaten

Gewicht, Körpermasse, Fotos, Angaben zu Verletzungen, Beschwerden, Einschränkungen und Krankmeldungen, Schlaf sowie teilweise Ernährungsangaben sind Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswerte Personendaten (DSG) bzw. besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Wir bearbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du beim ersten Login erteilst. Du kannst sie jederzeit widerrufen; ohne diese Daten ist das Coaching allerdings nicht möglich, und der Widerruf gilt nur für die Zukunft.

5. Wozu wir die Daten bearbeiten

• Erbringung des Coachings: Trainings- und Ernährungsplanung, Auswertung deines Fortschritts, Feedback, Kommunikation im Chat.
• Betrieb der App: Login, Speicherung, Benachrichtigungen, Erinnerungen (z. B. an Check-ins), Sicherheit und Fehlerbehebung.
• Abwicklung des Abos: Zahlung, Rechnungen, Bestätigungen per E-Mail, Durchsetzung offener Beträge.
• Verbesserung des Angebots: Auswertung von Kündigungsgründen und Rückmeldungen.
• Referenzen (nur mit deiner separaten, jederzeit widerrufbaren Einwilligung): Veröffentlichung deines Testimonials mit Vornamen und, falls du ausdrücklich zustimmst, ausgewählter Vorher-nachher-Fotos auf a-squared.ch und Instagram. Fotos zeigen wir nur nach Rücksprache mit dir. Bei Widerruf entfernen wir veröffentlichte Beiträge innert 30 Tagen.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen.

Wir verwenden deine Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter. Fortschrittsfotos oder Ergebnisse zeigen wir nur öffentlich (z. B. auf Instagram oder der Website), wenn du dem vorher separat und schriftlich zugestimmt hast.

6. Rechtsgrundlagen (soweit die DSGVO gilt)

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Konto, Coaching, Abo und Zahlung.
• Ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO): Gesundheitsdaten, Push-Nachrichten, Dienstplan, KI-Funktionen mit Fotos, Übermittlung in die USA, soweit kein anderer Schutz besteht.
• Rechtliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehlerbehebung, Server-Protokolle.

7. Wer die Daten sieht

Innerhalb von A² haben nur die Coaches (Alex und Amelia) Zugriff auf deine Daten, und zwar nur soweit es für dein Coaching nötig ist. Andere Kunden sehen deine Daten nie. Ausserdem setzen wir die folgenden Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten und vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet sind.

8. Dienstleister

• Supabase (Datenbank, Login, Speicherung von Fotos und Dateien): Supabase Pte. Ltd., Singapur (Konzern mit Sitz in den USA); die Daten liegen auf Servern in Irland (EU).
• Vercel (Hosting von App und Website, Server-Protokolle): Vercel Inc., USA; Auslieferung über ein weltweites Netz, auch Server in den USA.
• Anthropic (KI-Funktionen, siehe Ziffer 9): Anthropic PBC, USA.
• Resend (Versand von E-Mails: Login-Codes, Abo-Bestätigungen): Plus Five Five, Inc. (Resend), USA. Übermittelt werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mail.
• ImprovMX (Weiterleitung von E-Mails an team@a-squared.ch): Reflectiv SAS, Frankreich; Server können auch ausserhalb der EU stehen. Und Google (Gmail, unser Postfach für diese E-Mails): Google LLC, USA. Bearbeitet werden Absender und Inhalt deiner E-Mails an uns. Schick uns sensible Gesundheitsinfos deshalb lieber im App-Chat statt per E-Mail.
• Stripe (Zahlungen und Abo): Stripe Payments Europe Ltd., Irland, und Stripe Inc., USA. Stripe bearbeitet deine Zahlungsdaten zum Teil als eigener Verantwortlicher (z. B. zur Betrugsprävention und für gesetzliche Pflichten); dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.
• Push-Dienste von Apple, Google bzw. Mozilla (je nach Gerät, USA): Zustellung der Benachrichtigungen inkl. deren Inhalt, z. B. „Neue Nachricht von deinem Coach“.

9. Künstliche Intelligenz (Anthropic)

Für einzelne Funktionen senden wir Daten an das KI-Modell Claude von Anthropic. Dein Name, deine E-Mail-Adresse, deine Fortschrittsfotos und deine Chat-Inhalte werden dabei nie übermittelt. Im Einzelnen:

• Trainingsplan-Entwurf: Angaben aus dem Fragebogen (Ziel, Erfahrung, Frequenz, Ausstattung, Alltag, Einschränkungen) und, falls erfasst, dein Dienstplan.
• Feedback-Entwurf zum Check-in und Coach-Analyse: deine Check-in-Antworten und dein Verlauf (Tageswerte zu Gewicht, Ernährung, Schritten, Trainings, Krankmeldungen), ohne Namen.
• Nährwertschätzung: die Fotos (max. 2) und die Beschreibung der Mahlzeit. Bei Markenprodukten kann die KI im Web nach den offiziellen Nährwerten suchen; dabei wird nur ein Suchbegriff (z. B. Produktname) verwendet.
• Essensideen: deine Nährwertziele und Vorlieben.
• Dienstplan auslesen: der hochgeladene Screenshot bzw. das PDF. Ein Dienstplan kann Namen, Personalnummer oder Flugdaten enthalten; schneide solche Angaben vor dem Hochladen weg, wenn du sie nicht übermitteln willst.

Anthropic verwendet diese Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur befristet (z. B. zur Missbrauchserkennung). Entwürfe für Pläne und Feedback prüft dein Coach, bevor du sie siehst. Nährwertschätzungen werden dir direkt angezeigt, sind Schätzungen und können von dir geändert werden. Es finden keine automatisierten Einzelentscheidungen statt, die rechtliche Wirkung für dich haben.

10. Übermittlung ins Ausland

Einige Dienstleister sitzen in den USA oder können Daten dort bearbeiten. Die USA haben nach Ansicht der Schweiz und der EU nur für Unternehmen, die nach dem Data Privacy Framework zertifiziert sind, ein angemessenes Datenschutzniveau. Wo ein Anbieter zertifiziert ist, stützen wir uns darauf, sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen). Zusätzlich holen wir deine ausdrückliche Einwilligung zu diesen Übermittlungen ein. Trotz dieser Massnahmen können Behörden in den USA unter Umständen auf Daten zugreifen.

11. Cookies, lokaler Speicher, Tracking

Die App verwendet nur technisch notwendige Cookies bzw. lokalen Speicher: für deinen Login, deine Einstellungen (z. B. Sprache, auf- und zugeklappte Bereiche) und um ein laufendes Training, Entwürfe und Daten für den Offline-Betrieb auf deinem Gerät zwischenzuspeichern. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Tools ein. Schriften sind selbst gehostet; es wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut.

Die Website a-squared.ch setzt keine Cookies und kein Tracking ein. Das Bewerbungsformular überträgt deine Angaben verschlüsselt an uns; du erhältst eine Bestätigung per E-Mail (über Resend). Beim Aufruf erfasst unser Hosting-Anbieter Vercel technische Daten (u. a. IP-Adresse) in Server-Protokollen, um die Website auszuliefern und abzusichern.

12. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Coaching- und Kontodaten: solange dein Konto besteht und höchstens 12 Monate nach Ende des letzten Abos bzw. Coachings, damit du bei einer Rückkehr weitermachen kannst. Danach löschen wir sie.
• Mit „Meine Daten löschen“ in der App löschst du dein Konto und alle Coaching-Daten jederzeit sofort selbst.
• Zahlungs- und Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Zahlungen, Abo-Verlauf): 10 Jahre, wie gesetzlich vorgeschrieben (Art. 958f OR). Stripe bewahrt Zahlungsdaten zusätzlich nach eigenen gesetzlichen Pflichten auf.
• Server- und Fehlerprotokolle: in der Regel wenige Tage bis 30 Tage.
• Technische Sicherungskopien (Backups) unserer Dienstleister: Gelöschte Daten können darin noch bis zu 30 Tage enthalten sein, bis sie automatisch überschrieben werden. Wir greifen darauf nur zur Wiederherstellung nach einem technischen Fehler zurück.
• E-Mails an uns: solange für die Bearbeitung nötig, höchstens 2 Jahre, ausser sie gehören zu Buchhaltungsunterlagen.

13. Sicherheit

Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS). Der Zugriff ist durch Login und Zugriffsregeln in der Datenbank so beschränkt, dass jeder Kunde nur seine eigenen Daten sieht. Ein absolut sicherer Schutz ist im Internet jedoch nicht möglich.

Zugriff auf Kundendaten als Coach haben nur Alex und Amelia. Führt eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für dich, informieren wir den EDÖB und, wo nötig, dich, wie es das Gesetz verlangt.

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Bearbeitung, auf Herausgabe bzw. Übertragung deiner Daten in einem gängigen Format, auf Widerspruch gegen Bearbeitungen aufgrund berechtigter Interessen sowie auf Widerruf deiner Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Schreib dafür an team@a-squared.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen und antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) beschweren. Wohnst du in der EU, auch bei der Datenschutzaufsichtsbehörde deines Landes.

15. Alter

Die App und das Coaching richten sich ausschliesslich an Personen ab 18 Jahren.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitungen ändern. Bei wesentlichen Änderungen bitten wir dich in der App erneut um deine Zustimmung. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Seite.